Comment devenir Secrétaire de Mairie ?

La Secrétaire de Mairie travaille souvent dans des communes de moins de 3 500 habitants, surtout dans le milieu rural. La demande de personnel est régulière puisqu'il existe en France environ 34 000 communes de moins de 3 500 habitants et une Secrétaire de Mairie pourra parfois travailler pour plusieurs communes dans les plus petites localités. Dans les plus grandes villes, les recrutements se font également mais le travail pourra être plus segmenté puisque les services peuvent avoir chacun une secrétaire.
 
La Secrétaire de Mairie devra apprendre à être polyvalente si elle travaille seule car elle aura plus de responsabilités et devra assurer des tâches très diversifiées qui feront tout l'intérêt de son métier : gestion du secrétariat du Maire et des conseillers municipaux, organisation des réunions, gestions comptable, financière et budgétaire, organisation des scrutins électoraux, accueil du public et gestion des demandes d'état civil, urbanisme, activités culturelles, sociales et sportives…
 
Pour bien se préparer à son futur métier, le candidat devra d'abord se présenter au concours d'Adjoint Administratif Territorial. S'il est reçu au concours, il pourra présenter sa candidature auprès de la commune de son choix ou répondre à des offres d'emploi.
 
L'accès au métier de Secrétaire de Mairie peut intéresser les étudiants en formation initiale, mais aussi les adultes qui souhaitent opérer une reconversion professionnelle. Le concours est accessible à tout âge si vous remplissez les autres conditions requises.

Les missions de la Secrétaire de Mairie

 
Que fait la Secrétaire de Mairie ?
 
Ses missions sont particulièrement variées et ce, d'autant plus que le poste inclut les tâches liées au service technique, à l'état civil et à l'organisation des listes électorales. Le poste peut différer d'une mairie à l'autre. Le ou la Secrétaire de Mairie pourra se consacrer uniquement au secrétariat du Maire si d'autres secrétaires sont présentes pour assurer les missions techniques, l'accueil du public, l'activité sociale de la localité, etc.
 
Toutefois, pour les petites communes, le ou la Secrétaire de Mairie est amené(e) à être polyvalent(e) sur plusieurs postes de travail. Ses missions pourront alors se composer comme suit :
 

• Gestion administrative : secrétariat classique (courrier, prise de rendez-vous, téléphone, agenda, préparation des réunions, organisation des scrutins électoraux, participation aux opérations de recensements…) du Maire et des conseillers municipaux (rédaction des comptes rendus de séances du Conseil Municipal) ;
• Gestion comptable et financière (budget, suivi de la paye, statistiques, subventions, suivi des marchés publics, trésorerie, etc.) ;
• Accueil du public (Etat civil : accueil des nouveaux venus dans la commune, suivi des demandes de logement, suivi concernant les demandes de création ou de renouvellement de pièces d'identité et rédaction des actes – Service Technique : consultation du cadastre, suivi des demandes d'autorisation pour travaux…) ;
• Gestion des Ressources Humaines : dans certains cas, la Secrétaire de Mairie participe activement au suivi des recrutements des employés de la collectivité ;
• Participation aux cérémonies officielles et tenue des registres de l'état civil ;
• Organisation de certains évènements sociaux et culturels.

Le statut du Secrétaire de Mairie est celui d'Adjoint Administratif Territorial de catégorie C. C'est en réussissant ce concours que vous pourrez intégrer le métier de Secrétaire de Mairie, mais pas seulement puisque le statut d'Adjoint Administratif Territorial (AAT) vous permet de postuler à d'autres types de métiers (exemple : chargé d'accueil, assistant de gestion administrative, chargé de gestion locative dans le domaine du logement, chargé d'accueil social dans le secteur social, conservateur de cimetière, chargé d'accueil en bibliothèque/médiathèque…).
 
Notez aussi qu'il existe 3 grades au sein de ce statut d'AAT. Ainsi, l'Adjoint Administratif peut évoluer vers le grade d'AA de deuxième classe, puis vers le grade d'Adjoint Administratif de 1ère classe.
 
Il peut arriver qu'un recrutement se fasse par voie de candidature spontanée. Si un élément venant du secteur privé est recruté, il aura un statut de contractuel et, après sa période d'essai, pourra éventuellement être titularisé s'il répond aux exigences du métier.
 
La voie classique reste le passage obligé par le concours d'Adjoint Administratif Territorial. Si vous êtes issu de la fonction publique, vous passerez le concours interne mais si vous venez de la formation initiale ou de la formation continue (secteur privé), vous passerez le concours externe.
 
Si vous êtes admis au concours, vous aurez le statut de stagiaire pendant 1 an avant votre titularisation. Le concours vous permet d'exercer directement au grade d'AAT de deuxième classe.

Les qualités requises pour devenir Secrétaire de Mairie

 

Qualités personnelles requises

 
Selon la taille de la commune et les besoins de la Mairie, le ou la Secrétaire de Mairie peut avoir des fonctions très spécifiques. S'occuper par exemple uniquement du secrétariat de l'Elu et l'assister étroitement dans le quotidien lorsque la Mairie a beaucoup de personnel pour occuper les autres fonctions ou, dans une petite Mairie, être à la fois bras droit du Maire, tout en assurant des missions d'autres services (Etat civil, Juridique, Service Technique, Service Social, Culturel, etc.). Dans ce dernier cas, la Secrétaire de Mairie doit faire preuve de polyvalence.
 
En général, le métier de Secrétaire de Mairie exige les qualités personnelles suivantes :
 

• Etre rigoureux et méthodique ;
• Etre autonome ;
• Savoir organiser son travail ;
• Avoir l'esprit d'équipe ;
• Etre à l'écoute ;
• Avoir le sens du service public ;
• Posséder de très bonnes capacités d'analyse ;
• Faire preuve d'initiative ;
• Avoir le sens du contact ;
• Savoir communiquer ;
• Faire preuve de discrétion ;
• Etre disponible ;
• Soigner sa présentation vestimentaire.

 

Qualités techniques liées au métier

 
Le Secrétaire de Mairie est un adjoint administratif territorial qui maîtrise certaines techniques ou qui va en acquérir nécessairement au cours de sa formation afin d'exercer au mieux ses missions au sein de la Mairie. Les qualités techniques requises sont notamment :
 

• Une bonne maitrise rédactionnelle : syntaxe, règles de présentation des écrits, etc.
• Une connaissance des logiciels de bureautique qui sont utilisés quotidiennement (traitement de texte, tableurs et autres logiciels) ;
• Des compétences en comptabilité (suivi de la paie, du budget ou élaboration de statistiques) ;
• Une compréhension de la législation et de l'environnement territorial (Etat Civil, fonctionnement de la Mairie, procédures électorales, marchés publics, urbanisme, etc.).
• une capacité à préparer des réunions pour le Conseil Municipal ou d'organisation lors de scrutins électoraux.

Les avantages et contraintes du métier de Secrétaire de Mairie

 

Les avantages du métier

 
S'il est un métier où l'on ne s'ennuie pas, c'est bien celui de Secrétaire de Mairie. Dans une petite commune, vous participez littéralement à la vie de votre village et si vous travaillez à la Mairie de Paris ou à la Mairie de Bordeaux, vous avez l'opportunité de comprendre l'organisation d'une grande ville. Le métier de Secrétaire de Mairie offre de nombreux avantages :
 

• La pluralité des tâches ;
• La participation à la vie d'une commune ;
• Assister un élu et participer à la vie quotidienne d'une Mairie ;
• Intégrer la fonction publique dont les atouts sont multiples : sécurité de l'emploi, évolution de carrière et de salaires, avantages divers (versement de primes et indemnités communes à tous les fonctionnaires), formations internes, etc.
• Salaire évolutif démarrant à 1 500 euros bruts en début de carrière ;
• Métier ouvert aux hommes comme aux femmes ;
• Pas de limite d'âge pour postuler à ce métier et se présenter au concours ;
• Occuper un poste à responsabilités ;
• Poste autonome pour certaines tâches ;
• Métier ouvert sur l'extérieur et permettant des contacts fréquents et enrichissants ;
• Métier participatif (travail d'équipe avec les élus) ;
• Métier accessible même sans le bac (voir les conditions de concours) ;
• C'est aussi un métier que l'on peut choisir à tout âge (pas de limite pour se présenter au concours) et qui est ouvert aux étudiants de la formation initiale autant qu'aux salariés en poste qui souhaitent opter pour une reconversion professionnelle dans le cadre de la formation continue.

 

Les contraintes du métier

Les contraintes du métier vont également dépendre de la Mairie et de la taille de la commune. Un poste de Secrétaire de Mairie qui nécessite d'être polyvalent et d'exercer plusieurs missions simultanément est plus varié et plus enrichissant mais demande de savoir s'adapter à toutes les situations et d'être plus disponible. De même un élu peut avoir plus de besoins administratifs et déléguer davantage à la Secrétaire de Mairie tandis qu'un autre aura tendance à envoyer ses messages écrits lui-même en utilisant son ordinateur personnel. Le Secrétaire de Mairie doit savoir s'adapter à toutes les situations.
 

• Horaires : cela peut parfois représenter une contrainte. Le Secrétaire de Mairie travaille aux heures d'ouvertures de la Mairie et doit donc être présent le samedi matin.
• Disponibilité : les besoins de l'élu et du conseil municipal (exemple : réunions en soirée) demandent une certaine disponibilité ;
• Participation aux manifestations de la Commune : il est souvent demandé au Secrétaire de Mairie d'assister à des cérémonies officielles ou d'être présent lors des scrutins électoraux.

Niveau d'études et conditions pour suivre une formation de Secrétaire de Mairie

 
Vous pensez que ce métier est fait pour vous. Il vous reste à savoir si vous avez le niveau d'études suffisant et si vous répondez aux conditions requises pour devenir Secrétaire de Mairie.
 
Quelles sont les conditions d'accès au concours d'Adjoint Administratif Territorial ?
 
Comme pour tous les concours des métiers administratifs de la fonction publique, il existe certaines conditions à remplir si vous souhaitez vous présenter au concours d'Adjoint Administratif Territorial pour devenir Secrétaire de Mairie. Ces conditions sont :
 

• Avoir la nationalité française ou être ressortissant d'un des pays de l'Union Européenne (également de Suisse, de Monaco ou d'Andorre) ;
• Etre libéré des obligations militaires ;
• Avoir un casier judiciaire vierge ;
• Etre de bonne moralité ;
• Avoir un niveau d'études ou un diplôme homologué de niveau V (type BEP, CAP ou BEPC). A défaut, justifier de 3 ans d'ancienneté dans une activité professionnelle à plein temps, nécessairement équivalente (dérogation pour les parents de 3 enfants et pour les sportifs de haut niveau).

A savoir : il n'existe pas de limite d'âge pour s'inscrire au concours d'Adjoint Administratif Territorial. Jeune étudiant, vous pouvez donc passer le concours et devenir Secrétaire de Mairie. Mais si vous avez 40 ans ou plus et que vous envisagez une reconversion professionnelle pour exercer le métier de Secrétaire de Mairie, il est tout à fait possible de le faire si vous remplissez les conditions d'accès ci-dessus !
 

Formations pour devenir Secrétaire de Mairie

 

Quel concours pour être Secrétaire de Mairie ?

 
Vous devrez vous renseigner sur les dates de concours à venir auprès de votre collectivité ou du département. La fréquence des concours se fait tous les 2 ans et les inscriptions ont lieu auprès du CDG (Centre De Gestion).
 
Le futur candidat peut s'inscrire en avance, soit par courrier, soit directement sur le site internet du CDG dont il dépend. Un arrêté reprenant tous les détails nécessaires à l'inscription et la date limite d'inscription parait sur le site 2 mois avant.
 
Le concours d'Adjoint Administratif Territorial (AAT) qui vous permettra d'accéder, entre autres, au métier de Secrétaire de Maire se déroule en 2 temps : une épreuve d'admissibilité (écrite) et une épreuve d'admission (orale).
 

• L'épreuve d'admissibilité (coefficient 3) comprend une épreuve écrite destinée à évaluer votre niveau de français (orthographe, grammaire, vocabulaire) et un QCM réalisé sur la compréhension d'un texte. Elle dure 1h30. Elle est accompagnée d'une réalisation de tableau numérique à partir d'éléments fournis pour laquelle vous disposez d'1 h de temps.
• L'épreuve d'admission comprend un entretien avec un jury (coefficient 3). Cet entretien qui dure 15 minutes environ est suivi d'une épreuve de bureautique (coefficient 1) qui consiste à poser des questions au candidat pour évaluer ses connaissances relatives aux différents moyens de communication (durée : 15 mn).
• Une épreuve facultative de coefficient 1 est également proposée : il s'agit d'une traduction en français à partir d'un texte en langue étrangère (choix de la langue et du thème proposés au candidat). La durée de l'épreuve est de 15 minutes.

 

Et après ?

 
La note permettant d'être admis est généralement de 10/20 mais elle est soumise au choix du jury à chaque concours.
 
Si vous avez bien préparé votre examen et que vous êtes reçu, votre nom est listé pendant 2 ans (liste d'aptitude nationale). Il vous appartient de déposer votre candidature pour postuler au poste de votre choix dans toute la France. Le statut d'AAT ouvre la porte à plusieurs emplois et c'est le sésame qui vous permettra d'être recruté en tant que Secrétaire de Mairie.
 
Après avoir travaillé pendant 1 an en Mairie en qualité de stagiaire, vous serez titularisé et deviendrez fonctionnaire.
 
Comment réussir le concours d'Adjoint Administratif territorial ?
 
Une bonne préparation est essentielle pour la réussite du concours d'Adjoint Administratif Territorial.
 
Que vous soyez étudiant de la formation initiale ou salarié avec un projet de reconversion professionnelle, prévoyez de vous former bien avant la date de concours. Les chômeurs ont également la possibilité de s'inscrire et pourront voir auprès de leur conseiller Pôle Emploi les possibilités de financement d'une formation de préparation au Concours d'AAT.
 
Comptez en moyenne une année pour bien vous préparer dans les conditions de l'examen. De nombreuses écoles de formation à distance préparent aux concours de la fonction publique territoriale. L'avantage est d'avoir un entraînement systématique aux épreuves écrites et orales de ce type de concours et de s'entrainer à répondre aux questions d'un jury.
 
Cette solide préparation est un atout car de nombreux candidats insuffisamment préparés perdent leurs moyens le jour du concours et échouent après avoir passé beaucoup de temps personnel à étudier.
 
Le facteur « temps » ne doit pas être négligé car si vous perdez trop de temps à la lecture d'un énoncé ou si vous gérez mal votre temps d'écriture ou de préparation, vous échouerez à faire tout le travail dans le délai imparti.
 
Pour les personnes qui envisagent une reconversion professionnelle mais qui sont toujours en poste, préparer un concours d'AAT avec une école de formation à distance est un bon choix (ex: efm fonction publique). Vous pouvez commencer à vous préparer 1 an avant les épreuves et vous étudiez à votre rythme selon un plan de travail étudié avec votre centre de formation. Vous bénéficiez d'un suivi personnalisé et vous vous préparez aux épreuves dans les conditions du concours.

Débouchés et évolution pour le métier de Secrétaire de Mairie

 

Où exercer en tant que Secrétaire de Mairie ?

 
Le ou la Secrétaire de Mairie peut exercer dans les mairies de moins de 3 500 habitants (milieu rural) ou dans les grandes villes (Mairie de Paris, Mairie de Marseille, etc.).
 
Pour les très petites communes (surtout en milieu rural), la Secrétaire de Mairie peut effectuer du travail pour plusieurs communes.
 

Les évolutions de carrière sont possibles pour la/le Secrétaire de Mairie

 
Avec le statut d'Adjoint Administratif Territorial, la Secrétaire de Mairie a la possibilité de gravir les échelons comme c'est le cas des métiers de la fonction publique.
 
Le changement d'échelon se fait par l'ancienneté (entre 1 à 4 ans en fonction des échelons). Il s'accompagne d'une augmentation de salaire.
 
Le changement de grade peut être également une évolution pour la Secrétaire de Mairie. En passant ainsi d'Adjoint Administratif de 2ème classe à Adjoint Administratif de 1ère classe, elle opère un changement de grade qu'elle peut atteindre par examen professionnel ou en fonction de critères d'ancienneté.
 
Il est toujours possible pour un Secrétaire de Mairie de changer de métier si des offres d'emploi de la fonction publique territoriale répondent davantage à ses aspirations. Avec le statut d'Adjoint Administratif Territorial, elle peut proposer sa candidature dans des postes équivalant à son statut (exemple : chargée de gestion locative dans un HLM, chargée d'accueil au sein d'une médiathèque, etc.).
 
Enfin si la Secrétaire de Mairie a envie d'intégrer une entreprise du secteur privé, son expérience professionnelle au sein de la mairie pourra lui ouvrir des portes pour exercer comme Assistante de Manager (possibilité de valider les acquis par un diplôme reconnu dans le privé avec le principe de Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) et mise en avant du nombre d'années d'expériences dans le secteur public).
 

Contexte métier de Secrétaire de Mairie

 
Il existe en France plus de 34 000 communes comptant moins de 3 500 habitants. C'est dire que les métiers de Secrétaire de Mairie ne manquent pas, d'autant qu'il faut prévoir les départs à la retraite et remplacer les employés qui demandent une mutation ou qui changent de métier.
 
Le Secrétaire de Mairie pourra aussi exercer le métier de Secrétaire Général dans un établissement public intercommunal si ce dernier est assimilé à une commune comportant plus de 3 500 habitants.

Le travail d'un (ou une) Secrétaire de Mairie est souvent passionnant et rarement ennuyeux. Il permet de s'intégrer à la vie d’une commune tout en y participant activement. Aider de nouveaux habitants à trouver un logement, organiser un mariage, gérer les recrutements et établir les fiches de paie, préparer les réunions du conseil municipal, passer un appel aux anciens isolés pendant les jours de canicule pour savoir si tout va bien, sont autant de missions que vous pourrez mener au sein de la commune qui vous recrutera. Avant d'entamer cette carrière passionnante, vous devrez vous préparer sérieusement et suffisamment en avance au concours qui sera la porte d'entrée pour postuler ensuite à votre futur emploi